נקודת המבט שלהם פשוט שונה, מה הפלא שהם לפעמים מתוסכלים?
היתה לי השבוע פגישה עם חבר שהוא אנליסט בתחום הפיננסי, והוא סיפר על התיסכול שלו מכך שהמסמכים שלו מעולים, אבל המנהלת שלו לרוב כועסת עליו כשהוא שולח לה אותם. הוא תמיד מספיק לעמוד בדדליין ואפילו מוסיף לא מעט נתונים ותובנות שלטעמו מאפשרים קבלת החלטות טובה יותר, אבל משהו לא עובד שם..
חפרנו קצת, והצעתי לו הסבר אפשרי, שבעבר נתקלתי בו באופן אישי גם מהצד שאחראי על הניתוח וגם מהצד של מקבל ההחלטות: לפעמים יש להם פשוט שעונים שונים.
אנליסטים, בעיקר צעירים, מייחסים משקל גדול לדיוק הנתונים, לאיכות הניתוח, להצגת ההקשר ולאיכות ההמלצות. הם מודעים לדדליין ובדרך כלל גם יעמדו בו, אבל פעמים רבות ימשיכו לדייק את הניתוח עד הרגע האחרון. לא אני המצאתי את זה – ככה קובע חוק פרקינסון, לפיו עבודה מתרחבת כך שהיא מנצלת את כל הזמן שהוקצה לביצוע שלה.
נורת'קוט פרקינסון, שפירסם את הספר ההומוריסטי "חוק פרקינסון" ב- 1957, תיאר אמנם תופעות שונות בארגונים ציבוריים, אבל האבחנה הזו נכונה גם לחברות פרטיות וגם לחיים האישיים שלנו (שיעורי בית, קניות לפני החג…).
מקבלי ההחלטות חושבים קצת אחרת… אצל רבים מהם (או רבות מהן, כמו במקרה הזה) מרכיב הזמן משמעותי לא פחות, ואפילו יותר, משאר מרכיבי התוצר. חלון הזמן שלהם שונה מזה של האנליסט. מצד אחד, הם יודעים שנדרש זמן מסוים לביצוע הניתוח, אבל הוא קצר יותר ממה שמעריך האנליסט. מהצד השני, הם לא רוצים להגיע עד הרגע האחרון עם ההחלטה ולכן מבחינתם הדדליין האמיתי מוקדם הרבה יותר מזה שהוגדר פורמלית. ככל שעובר הזמן חלקם כבר מתחילים לגבש החלטה עצמאית עוד לפני שראו את הניתוח המלא.
מה קיבלנו? אנליסט שבעיניו ערך התוצר הצפוי עולה עם הזמן שמושקע ומקבלת החלטות שבעיניה ערך התוצר הצפוי יורד עם הזמן שמושקע.
מה עושים? מדברים! מתאמים ציפיות לא רק לגבי שאלת המחקר, הנתונים וההמלצות הנדרשות אלא גם מה הדדליין האמיתי, ומה הטריידאוף בין רמת הסמך של הניתוח לבין זמן העבודה. אולי נדרש לתת למשימה עדיפות גבוהה יותר מאחרות; אולי כדאי להקצות כח אדם נוסף שיסייע; אולי כדאי להגדיר תוצרי ביניים; ואולי כדאי להסביר למקבלת ההחלטות את תהליך הניתוח כדי לתאם ציפיות באשר למשך התהליך.
אל תתנו לחוק פרקינסון לתסכל אתכם.